Voor elke relatiefiche van een natuurlijke persoon met een in België uitgereikte identiteitskaart (die een chip bevat) kan Adsolut de gegevens (die het programma van op de kaart mag lezen) overbrengen naar het tabblad Identificatie.
Dat geldt eveneens voor de foto en het identificatiedocument in het document management systeem (DMS).
Ongeacht de leeftijd van de houder heeft zo’n identiteitskaart steeds een geldigheidsdatum. Bij het verstrijken van deze datum zal de houder een nieuwe kaart moeten afhalen in zijn/haar gemeentehuis. Dat betekent dat de gegevens in Adsolut ook bijgewerkt moeten worden. Dat kan op twee manieren:
- Nodig de houder opnieuw uit op uw kantoor en lees de kaart opnieuw in met de kaartlezer. De oude gegevens worden hiermee overschreven.
- Maak een XML-bestand van de kaart en werk Adsolut bij op basis van dit bestand. De werkwijze wordt hieronder beschreven.
U hebt nog geen snelkoppeling naar de eID viewer
- Surf naar eid.belgium.be.
- Klik op Gratis download eID viewer.
- Doorloop al de stappen.
- Er verschijnt een snelkoppeling op het bureaublad.
Een XML-bestand maken
- Steek de eID kaart in de kaartlezer.
- Start de eID viewer op.
- Dit tooltje leest de kaart uit en toont de gegevens op het scherm.
- Selecteer bovenaan Bestand (of File) en Bewaren als (Save as) of gebruik de toetsencombinatie Ctrl + S.
- Een verkennerscherm vraagt om het bestand een naam en locatie te geven. Onthoud deze gegevens.
- Hebt u deze procedure zelf uitgevoerd, zorg er dan voor dat de locatie bereikbaar is vanuit Adsolut.
- Hebt u de procedure laten uitvoeren door een relatie op afstand (een particulier, eenmanszaak, bestuurder, aandeelhouder, partner of persoon ten laste), vraag dan om het bestand als bijlage te mailen. Bewaar de bijlage op een voor Adsolut leesbare locatie.
Een eID XML inlezen in Adsolut
- Open Adsolut.
- Open via Relaties of Natuurlijke personen de relatiefiche die overeenstemt met het in te lezen bestand (niet de vennootschap, de fiche van de vader, moeder, zoon of dochter).
- Klik op Lees eID of gebruik de toetsencombinatie Ctrl + E.
- Bevestig dat de reeds aanwezige gegevens mogen overschreven worden.
- In het volgende scherm staat de waarde standaard op lezen via Kaartlezer, maar u hebt de mogelijkheid om te lezen via eID bestand.
- Deze laatste keuze maakt meteen daaronder een veld zichtbaar waar door de juiste locatie in te vullen (klikken op het mapje rechts) een lijst verschijnt van alle eID bestanden die zich hier bevinden.
- Selecteer het juiste bestand.
- Als de nieuwe kaart een andere foto bevat dan de oude, dan is het resultaat meteen zichtbaar.
- Check nog even op het tabblad Identificatie of de geldigheidsdatum van de kaart opnieuw in de toekomst ligt.
- Ook de aanwezigheid in het DMS is een controle waard.
Opmerking
Aan de hand van deze procedure is het eenvoudig om de identificatiegegevens bij te werken van minder mobiele relaties, relaties die verblijven op een afgelegen locatie of die niet of nauwelijks bij het boekhoudkantoor langskomen. Omwille van de verplichting om nieuwe relaties face to face te identificeren, is het niet aan te raden om deze procedure te gebruiken voor de aanmaak van nieuwe relatiefiches. |
|
Tip
- Het is niet nodig om de pin van de eID te kennen om deze procedure uit te kunnen voeren.
- Als er meerdere relaties op eenzelfde locatie aanwezig zijn, dan kunnen ook meerdere eID bestanden tegelijk via mail verstuurd worden (op voorwaarde dat ze niet dezelfde naam dragen).
|
Zie eventueel ook
Adsolut Kantoorbeheer: hoe kan ik een nieuwe relatie aanmaken op basis van een eID?
Thema: Relaties Kantoorbeheer
