Wat is een VAT-refund?
Wanneer er btw betaald is op uitgaven die in een lidstaat van de Europese Unie gebeurd zijn (bv: brandstofkosten, kosten voor beurzen, ...) kan deze btw teruggevorderd worden via het Belgische Intervat-portaal.
Hoe maak ik een VAT refund-aangifte in Adsolut?
*Werkt niet in Adsolut KMO cloud
Stap 1: Instellingen in het MasterKB
In de MasterKB > 'Boekhouding > Vatrefund
Hierbij is het overzicht van de verschillende terugbetalingsmogelijkheden die ingediend kunnen worden per land.
In het MASTERKB > Kantoor > Relaties
Open de relatiefiche van het dossier dat een vat-refund wilt uitvoeren. Vul in tabblad 'Algemeen' > KBO de NACE-code in.
Stap 2: Instellingen in het subdossier
1. Kijk na of 'Vat-refund' actief is in de btw-regimes.
In het subdossier > Parameters > Boekhouding > BTW-Regimes
Deze lijst is het overzicht van de btw-regimes die actief staan.
Als 'Vatrefund' er niet bijstaat klikt op het
links vanonder om alle regimes te tonen en niet enkel de actieve.
Dubbelklik dan op 'Vatrefund' en vink 'Actief' aan.
2. Instellingen op Leveranciersniveau
Ga in het subdossier > Boekhouding > Leverancier > duidt leverancier aan waarbij vatrefund mogelijk is.
In het tabblad 'Aankoopgegevens' stel je volgende zaken in:
Hier kunt u de nodige instellingen doen:
Aanvraag terugbetaling btw (VAT refund): Aanduiding dat er voor deze leverancier een aanvraag tot terugbetaling van de btw ingediend kan worden.
Code: De defaultcode voor welke uitgaven er een terugbetaling aangevraagd kan worden. Bijvoorbeeld 'Logies'.
Subcode: De gedetailleerde code voor welke uitgaven er een terugbetaling aangevraagd kan worden.
Vereenvoudigde factuur: Indicatie of de leverancier een vereenvoudigde factuur heeft afgeleverd.
Extra omschrijving: Een extra omschrijving van de uitgaven.
Taal: De taal waarin de extra omschrijving ingegeven is.
Noodzakelijk is dat de 'Aanvraag terugbetaling btw' aangevinkt staat, de andere instellingen zijn niet verplicht op voorhand in te vullen.
De leverancier moet een btw-code hebben van het land waarvoor de terugbetaling wordt aangevraagd en het btw-regime moet op 'Vatrefund' staan.
3. Instellingen in het Boekhoudplan
Ga in het subdossier >Boekhouding > Boekhoudplan
Duidt een rekening aan waarmee gebruik gemaakt kan worden voor een vatrefund. Bv: beurskosten.
Vaak wordt in het boekhoudplan onderscheidt gemaakt tussen binnenlandse kosten en buitenlandse kosten.
Dit is geen verplichting.
Wat als de juiste btw-code niet in mijn boeking staat?
Zie
hier.
Stap 3: Boek een aankoopfactuur met terugbetaling.
Ga in het subdossier > Boekhouding > Aankopen > CTRL + N
Wanneer de leverancier op 'Aanvraag voor terugbetaling btw (VAT refund) staat, het btw-regime op 'Vatrefund' en er een buitenlandse btw-code gebruikt is, dan verschijnt de pop up met de details waarvoor een terugbetaling aangevraagd kan worden. De gebruiker kan de defaultwaardes ingevuld op de leverancier of rekeningnummer hier nog overschrijven. Indien er geen defaults gezet zijn op leverancier of rekening kan de gebruiker de gegevens hier nog steeds selecteren.
Bij het opslaan van de boeking worden ook de VAT refund gegevens bewaard.
Als u nadien de VAT refund-gegevens nog wenst te wijzigen, klikt u rechts op de boekingslijn die VAT-refund gegevens bevat en kiest u voor 'Wijzigen VAT refund-gegevens'. De pop up wordt dan opnieuw getoond.
Stap 4: Aanmaken van een vat-refund aangifte
Ga in het subdossier > Boekhouding > 'Btw > VAT refund-aangifte > CTRL + N
Daarna klikt u op 'Bereken aangifte (F5)' zodat de nodige gegevens opgehaald worden.
Om de XML aan te maken klikt u op 'XML-aangifte (F7)'. De XML kunt u lokaal opslaan en gebruiken om in te dienen bij Intervat.
Als u een rapport wenst te maken van de VAT refund-aangifte klikt u op 'Afdrukken' - 'VAT refund (Ctrl + P)'. Er wordt een preview getoond van het rapport.
Zie eventueel ook: Ga naar thema: Btw-aangifteGa naar overzicht van alle thema's binnen Adsolut boekhouding 
