De onderneming in wiens naam voor een bepaald dossier elektronische facturen op het e-Invoicing portaal worden verstuurd en/of ontvangen moet worden geregistreerd.
Let op, u kan een onderneming alleen maar registreren als u haar wettelijke vertegenwoordiger - zaakvoerder - bent zoals die bekend is in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Dit wordt gecontroleerd aan de hand van een identiteitskaart. Zorg er dus voor dat dit document beschikbaar is vooraleer de procedure voor het registreren van de onderneming te starten.
Een onderneming wordt automatisch als voorstel toegevoegd wanneer een factuur waarvoor nog geen onderneming bekend is vanuit de Wolters Kluwer software wordt opgeladen naar het e-Invoicing portaal. Zie Automatisch voorstel.
Registratie onderneming
Identificatie van de onderneming
Identificatie van de bedrijfsleider
Controle van de ingevoerde gegevens
Opvolgen van de aanvraag
Gegevens aanpassen, deactiveren en verwijderen
Automatisch voorstel
Registratie onderneming
Controleer rechtsboven in de dossierwisselaar (of in Dossiers) of het correcte dossier is geselecteerd. Het is voor dit dossier dat de onderneming wordt geregistreerd.
Zie Hoe beheer ik mijn dossiers op het nieuwe e-Invoicing portaal (2025)?.
Klik links in de verticale navigatiebalk op Ondernemingen om een overzicht te bekijken van de ondernemingen die reeds werden geregistreerd.
Als nog geen ondernemingen werden geregistreerd wordt meteen al het registratiescherm getoond.
Als u het registratiescherm zou hebben afgesloten, dan kan u het terug oproepen door te klikken op de knop Voeg onderneming toe.
Als er reeds eerdere geregistreerde ondernemingen getoond worden, dan start u de registratie van een nieuwe onderneming door aan de rechterkant te klikken op de link Nieuwe onderneming toevoegen.
Identificatie van de onderneming
Om de onderneming te kunnen registreren, moet we ze eerst identificeren. Hiervoor is het ondernemingsnummer en de officiële naam van de onderneming nodig. Het is belangrijk dat de exacte naam zoals die ook bekend is in de Kruispuntbank van Ondernemingen wordt ingevuld en zoals ook ingevuld in uw Wolters Kluwer software. Dit om te vermijden dat de registratie wordt geweigerd. Zie ook Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming op het E-invoicing platform?.
Tijdens het invullen van een Belgisch ondernemingsnummer wordt het aantal karakters gecontroleerd. Hou er ook rekening mee dat eenzelfde onderneming maar één keer kan geregistreerd worden. Tot slot wordt nog nagekeken of het ondernemingsnummer van de te registreren onderneming overeenkomt met het ondernemingsnummer van het actieve dossier. Dit is echter GEEN blokkerende validatie.
Het is mogelijk om extra namen op te geven door te klikken op de link Extra naam toevoegen.
Ook het IBAN-nummer dat de onderneming gebruikt en meegeeft op digitale facturen moet aan de onderneming gekoppeld worden. U kan meerdere IBAN-nummers ingeven door te klikken op de link Extra rekeningnummer toevoegen.
Tot slot moet in het veld Facturen ontvangen nog aangegeven worden als voor deze onderneming ook elektronische facturen moeten kunnen worden ontvangen. Hiervoor is naast de registratie bij het access point van Codabox nog een extra registratie op het PEPPOL-netwerk nodig. Het e-Invoicing portaal zorgt op de achtergrond voor al deze registraties nadat u de nodige informatie hebt ingevuld.
Klik dan op de knop Volgende om verder te gaan met de identificatie van de bedrijfsleider.
U kan het registratieproces op elk moment opslaan en afbreken om op een later tijdstip verder te gaan. Klik hiervoor op de knop Bewaar concept. Intussen kan u bijv. ontbrekende informatie opzoeken. De onderneming wordt getoond in Ondernemingen met de status CONCEPT.
Klik op de link Ga verder met toevoegen om het registratieproces af te werken.
Identificatie van de bedrijfsleider
Er wordt gecontroleerd of de aanvraag wordt gedaan voor de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf. Hiervoor is de identiteitskaart van de bedrijfsleider nodig.
Scan de voorkant van de identiteitskaart in en druk op de knop Upload afbeelding om de afbeelding op te laden.
Let erop dat enkel de voorkant op de afbeelding staat. Klik op de link Acceptatiecriteria kopie voorkant identiteitskaart om de vormvoorwaarden voor de afbeelding na te lezen. Zie ook Waar moet ik op letten bij het meesturen van de kopie van mijn identiteitskaart voor de registratie van mijn onderneming op het E-invoicing platform?.
De opgeladen afbeelding wordt door Wolters Kluwer NIET bewaard. De afbeelding wordt doorgestuurd naar het access point Codabox die ze enkel gebruikt om de aanvraag te controleren en wordt daarna weer verwijderd.
Na succesvol opladen van de afbeelding wordt ze getoond op het scherm.
Klik dan op de knop Volgende om de ingevoerde gegevens nog een laatste keer te controleren vooraleer de aanvraag tot registratie van de onderneming door te sturen.
Controle van de ingevoerde gegevens
U kan hier alle ingevoerde gegevens nog even overlopen en controleren op juistheid.
Klik dan op de knop Doorsturen om de aanvraag door te sturen naar het access point.
De onderneming wordt nu toegevoegd aan de lijst in Ondernemingen en krijgt de status INGEDIEND.
Opvolgen van de aanvraag
Het verwerkingsproces voor deze aanvraag kan 48 uur in beslag nemen.
Het resultaat van de verwerking van de registratie kan opgevolgd worden in Ondernemingen.
Na goedkeuring verandert de status naar ACTIEF. Vanaf dan kunnen in naam van deze onderneming voor dit dossier elektronische facturen verstuurd en/of ontvangen worden.
Als de aanvraag zou afgewezen worden, dan wordt de reden hiervoor op het scherm getoond. U kan dan de nodige wijzigingen aanbrengen en de aanvraag opnieuw indienen.
Gegevens aanpassen, deactiveren en verwijderen
De gegevens van een geregistreerde onderneming - met uitzondering van het ondernemingsnummer - kunnen nadien nog aangepast worden.
Klik hiervoor in de tegel van de geregistreerde onderneming op de link Wijzigen.
Een actieve onderneming kan gedeactiveerd worden door te klikken op de link Deactiveren.
Let op, bij het deactiveren van een geregistreerde onderneming worden niet alleen de gegevens van de onderneming op het e-Invoicing portaal gedeactiveerd, maar wordt ook de eventuele registratie op het PEPPOL-netwerk ongedaan gemaakt.
Gedeactiveerde ondernemingen kunnen volledig verwijderd worden door in de tegel van de onderneming te klikken op de link Verwijderen.
Als er reeds facturen gekoppeld zijn aan een onderneming, dan kan deze NIET verwijderd worden.
Automatisch voorstel
Er kan een automatische aanvraag tot registratie van een onderneming gemaakt worden nadat een document vanuit uw Wolters Kluwer software wordt doorgestuurd naar het e-Invoicing portaal waarvoor nog geen onderneming gevonden wordt. Een dergelijke registratie-aanvraag verschijnt in Ondernemingen met de status VOORSTEL. Het gaat hier om een aanvraag die nog moet worden afgewerkt - zoals bij een zogenaamd CONCEPT.
Klik op de link Ga verder met toevoegen om deze registratie af te werken en in te dienen.
Pas daarna zal het verzonden document effectief kunnen worden verwerkt.
Zie ook:
Thema: het nieuwe e-Invoicing portaal (2025)
