Uitgangspunt:
U verwerkt UBL-bestanden in Expert/M via het boeken adhv. bestanden. Vraag:Wat is de praktische uitwerking van de keuzes 'Dit en volgende' en 'Enkel dit' wanneer u bij de verwerking van UBL-bestanden in Expert/M de vraag krijgt welke UBL bestanden u wenst te verwerken?
1. Enkel dit:Bij het gebruik van deze optie
wordt enkel het in het overzichtscherm geselecteerde document verwerkt in Expert/M. Pas op het ogenblik dat u het in Expert/M verwerkte document bevestigt, kan u in het overzichtsscherm van te verwerken UBL-documenten dubbel klikken op het volgende document dat u wenst te verwerken. En krijgt u opnieuw de vraag hoe u dat document wenst te verwerken.
Het voordeel van deze optie is dat u meteen de verwerkte boeking kan controleren en - indien nodig - aanpassen alvorens het document op te slaan en het volgende document te verwerken.
2. Dit en volgende:Bij het gebruik van deze optie
worden alle in het overzichtscherm weergegeven UBL-bestanden automatisch verwerkt in Expert/M.
Vanaf versie 19.11.26.01 is er met betrekking tot het gebruik van de optie 'Dit en volgende' een opsplitsing gemaakt in de configuratie van de UBL-import.
In het menu
'Configuratie, Gekoppelde documenten' is voor de verwerking van aankopen en verkopen een veld 'Dit en volgende' toegevoegd die twee mogelijkheden bevat.
- Automatisch boeken
- Iedere boeking bevestigen
2a. Automatisch boeken:
Alle in het overzichtscherm weergegeven UBL-bestanden worden automatisch verwerkt in Expert/M. De automatische import wordt enkel onderbroken wanneer een menselijke tussenkomst wordt verwacht. (bv. Een klant/leverancier uit één van de verwerkte UBL-bestanden die niet herkend wordt en die u moet koppelen aan/aanmaken in Expert/M).
Wanneer het laatste UBL-bestand verwerkt werd, moet u dit laatst verwerkte document bevestigen.
Na de verwerking kan u de ingelezen documenten vanuit het tabblad 'Overzicht' consulteren/controleren en - indien nodig - aanpassen.
Het voordeel van deze configuratie is dat u meerdere documenten in één beweging kan verwerken zonder bestand per bestand te moeten aanklikken om te kunnen verwerken.
2b. Iedere boeking bevestigen:
Alle in het overzichtscherm weergegeven UBL-bestanden worden automatisch verwerkt in Expert/M. Elk verwerkt document moet u in Expert/M bevestigen alvorens het programma automatisch het volgende bestand verwerkt.
Bij het gebruik van deze configuratie worden de voordelen van de andere twee opties gecombineerd.
- De UBL-bestanden worden automatisch verwerkt zonder dat u de documenten één voor één moet aanklikken om te verwerken.
- Doordat u ieder verwerkt document moet bevestigen alvorens het programma het volgende document automatisch verwerkt, kan u het document meteen controleren en - indien nodig- aanpassen. U hoeft dus niet te wachten tot alle documenten verwerkt werden alvorens deze te kunnen controleren/aanpassen.
Opmerking:Het veld 'Dit en volgende' in het menu 'Configuratie, Gekoppelde documenten' is en dossiergebonden en documenttype (aankopen-verkopen) gebonden instelling.
Standaard bevat dit veld de waarde 'Automatisch boeken'. Als u deze waarde in meerdere dossiers wenst aan te passen naar 'Iedere boeking bevestigen' moet u dit in elk betrokken dossier één maal aanpassen per documenttype (aankopen - verkopen).
