Expert/M, Documenten boeken aan de hand van bestanden: Mogelijke oorzaken voor de situatie waarbij in Expert/M verwerkte UBL-bestanden na verwerking nog steeds aangeboden worden voor verwerking.

Wanneer u via het menu "Configuratie, Gekoppelde documenten' eenzelfde folder aanduidt als (bron)map en als doelmap zal Expert/M bij het zoeken naar te verwerken bestanden de bestanden uit de ingestelde (bron)map voorstellen. Na de verwerking van deze voorgestelde UBL-bestanden worden deze (logischerwijze) niet verplaatst daar de doelmap dezelfde is. In dit geval zullen de al verwerkte UBL-bestanden steeds opnieuw voor verwerking aangeboden worden.

 

Opmerking: Indien deze oorzaak aan de basis van de hier besproken situatie ligt, kan u dit impliciet ook afleiden uit het feit dat de al in Expert/M verwerkte bestanden opnieuw worden aangeboden onder een lichtjes verschillende naam dan de oorspronkelijke bestandsnaam en tevens voor verwerking aangeboden worden als XML-bestand én als PDF-bestand. 

 

U kan via het menu 'Configuratie, Gekoppelde documenten'  een doelmap instellen die op het ogenblik van dat instellen nog niet bestaat. Stel dat u op de betrokken machine een locatie 'C:\Test' heeft, kan u in de doelmap een verwijzing opnemen naar de folder 'C:\Test\Verwerkt'. Ook al bestaat die folder op dat ogenblik nog niet. Bij de eerstvolgende verwerking van UBL-bestanden in Expert/M, maakt Expert/M die 'Verwerkt'-subfolder automatisch aan in de folder 'C:\Test\'. 

Enige voorwaarde: De schijf/locatie waarin de als doelmap ingestelde folder staat, moet effectief bestaan. Stel dat u geen D-schijf heeft, maar u geeft in het veld 'Doelmap verkoopdocumenten' de waarde 'D:\Test\Verwerkt' mee, dan kan Expert/M nooit de folder 'Test\Verwerkt' localiseren/aanmaken omdat de D-schijf niet bestaat.

Opmerking: Vanaf versie 20 08 01 01 is er een extra controle ingebouwd die ervoor zorgt dat wanneer de ingegeven doelmap zich op een niet bestaande/ontoegankelijke locatie bevindt, u bij het willen opstarten van de verwerking de boodschap 'De doelmap bestaat niet!' verkrijgt. In dat geval moet u via het menu 'Configuratie, Gekoppelde documenten' de ingestelde doelmap controleren en corrigeren alvorens u de verwerking effectief kan uitvoeren. 

Wanneer u via het menu 'Configuratie, Gekoppelde documenten' een folder instelt als doelmap die verschillend is aan de als (bron)map ingestelde folder dan zal Expert/M bij de verwerking van de bestanden die het programma terugvindt in de (bron)map deze bestanden na verwerking proberen te verplaatsen naar de folder die als doelmap werd ingesteld. 

Wanneer uw Windows-account op de machine waarop u Expert/M opstart niet voldoende rechten heeft op die als doelmap ingestelde folder zal Expert/M er niet in slagen om dit verplaatsen tot een goed einde te brengen.







Opmerking: Indien deze oorzaak aan de basis van de hier besproken situatie ligt, kan u dit impliciet ook afleiden uit het feit dat er bij het openen van de bijlage (= gele bijlage-knop) van het in Expert/M verwerkte document een melding gegenereerd wordt dat de bijlage niet meer bestaat met vervolgens een verwijzing naar een (onbestaand) pdf-bestand in de folder die nochtans als doelmap werd aangeduid.





 

Zelfde probleem als het rechtenprobleem mbt. de als doelmap ingestelde folder (zie hierboven), maar dan op de ingestelde (bron)map.

Wanneer u via het menu 'Configuratie, Gekoppelde documenten' een folder instelt als bronmap en een folder als doelmap dan zal Expert/M bij de verwerking van de bestanden die het programma terugvindt in de (bron)map deze bestanden na verwerking proberen te verplaatsen naar de folder die als doelmap werd ingesteld. 

Wanneer uw Windows-account op de machine waarop u Expert/M opstart niet voldoende rechten heeft op die als bronmap ingestelde folder zal Expert/M er niet in slagen om de bestanden vanuit die bronmap te verplaatsen naar de ingestelde doelmap.



 

Wanneer u documenten in Expert/M correct wenst te verwerken aan de hand van UBL-bestanden moet u in het visualisatiescherm dubbel klikken op (minimaal) één van de voor verwerking voorgestelde UBL-bestanden zodat u de vraag krijgt welk(e) UBL bestand(en) u wenst te verwerken.

Als u deze handeling van het dubbel klikken niet uitvoert (en derhalve ook geen melding krijgt met de vraag welk(e) UBL-bestand(en) u wenst te verwerken) en u geeft het document manueel in aan de hand van de gegevens die u in het visualisatiescherm ziet, wordt het UBL-bestand bij het opslaan van de manueel ingegeven boeking (logischerwijze) niet verplaatst naar de als doelmap ingestelde folder.

Melding indien er maar één voor verwerking aangeboden UBL-bestand aanwezig is in het visualisatischerm:



Melding als er meerdere voor verwerking aangeboden UBL-bestanden zichtbaar zijn in het visualisatiescherm:




Opmerking: Indien deze oorzaak aan de basis van de hier besproken situatie ligt, kan u dit impliciet ook afleiden uit het feit dat er niet automatisch een bijlage gekoppeld wordt aan het in Expert/M (manueel) geboekte document en dat u bij het aanklikken van de gele bijlage-knop van het in Expert/M verwerkte document een Windows-dialoogvenster krijgt waarmee u manueel een bestand als bijlage aan het document kan koppelen. 



 

 

Na het verwerken van een UBL-bestand worden dit bestand en het in dit UBL-bestand opgenomen Pdf-bestand verplaatst naar de ingestelde doelmap. Tevens wordt er in de onderliggende SQL-database een link weggeschreven naar het pdf-bestand. Deze link is beperkt tot 255 karakters. Wanneer het aantal karakters van deze link (= Aantal Karakters van de doelmap + bestandsnaam + bestandsextensie) deze waarde overstijgt, worden het UBL-bestand en het in de UBL-file opgenomen PDF-bestand niet verplaatst naar de doelmap. 

In deze situatie valt het ten zeerste aan te raden om de folderstructuur van de doelmap te vereenvoudigen.