Adsolut Bedrijfsleidersloon: welke dossiergegevens en instellingen moet u vooraf instellen?

Alvorens u kan starten met Adsolut Bedrijfsleidersloon, dient u een aantal dossiergegevens en basisinstellingen na te kijken:

• Voor welke vennootschappen en bedrijfsleiders ga je Bedrijfsleidersloon gebruiken?
• Dossiergegevens vennootschap
• Dossiergegevens bedrijfsleider
• Locatie bestanden
• E-mailadres dossierbeheerder
• Instellen algemeen e-mailadres
• Afzender Fiche 281.20 en BOW-aangifte
• Standaardteksten emails

Voor welke vennootschappen en bedrijfsleiders gaat u Bedrijfsleidersloon gebruiken?

Uiteraard zal u niet voor al uw relaties (lees: vennootschappen) een bedrijfsleidersloon willen berekenen.  Bijgevolg zal u moeten aangeven voor welke vennootschappen u deze tool wil gaan gebruiken.

1. In de relatiefiche van de vennootschap (zijnde een rechtspersoon), open het tabblad Basisgegevens > sub-tab Sociaal.
2. Duid in het veld Bedrijfsleidersloon aan of deze vennootschap de aangifte van de bedrijfsvoorheffing maandelijks of elk kwartaal zal indienen.

Opmerking: zorg ook dat in het veld Klant/Prospect/Andere de optie Klant geselecteerd is, dit zowel voor de vennootschappen als de bedrijfsleiders.

3. Op het tabblad Juridisch > sub-tab Benoemingen, koppel één of meerdere bestuurders/bedrijfsleiders aan deze vennootschap
   • Selecteer in het veld Naam functiehouder de relatiefiche van de natuurlijke persoon die u als bedrijfsleider aan deze vennootschap wil gaan koppelen
   • Kruis het vinkje Bestuurder aan
   • Indien gewenst, vul de Datum in dienst in (maar dit is niet verplicht)
     Opmerking: Het veld Datum uit dienst moet u invullen indien u vanaf een bepaalde datum geen loon meer voor de bedrijfsleider wil berekenen. Het is niet meer mogelijk een bestuurder te verwijderen zodra u in Adsolut Bedrijfsleidersloon een loonafspraak heeft opgemaakt.

Opmerking: zorg ook dat in het veld Klant/Prospect/Andere de optie Klant of Bestuurder geselecteerd is, dit zowel voor de vennootschappen als de bedrijfsleiders.
Dus indien u opnieuw een Cliënt Acceptatie Procedure uitvoert, zorg er dan voor dat deze afgewerkt is en de betreffende relaties opnieuw als 'klant' geregistreerd staan, alvorens u een nieuwe loonverwerking uitvoert.
 

Dossiergegevens vennootschap

Voor de vennootschap worden onderstaande gegevens uit de relatiefiche gebruikt in Adsolut Bedrijfsleidersloon:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens
• Frequentie aangifte BV
• Team inning bedrijfsvoorheffing

Deze gegevens zijn niet wijzigbaar in Adsolut Bedrijfsleidersloon maar worden beheerd via de relatiefiche in het MASTERKB.  Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat al onze fiscale tools die vanuit Adsolut worden opgestart dezelfde uniforme relatie-data gebruiken.
 

NAW-gegevens

Contactgegevens

Voor elke vennootschap (uw klant) moet u aangeven wie de contactpersoon binnen deze vennootschap (uw klant) is voor de loonadministratie. Het is het e-mailadres van deze contactpersoon dat bovendien zal gebruikt worden om de brief met de betalingsuitnodiging voor de bedrijfsvoorheffing automatisch te ontvangen.
Lees meer: Periodieke verwerking - Stap 2: de loonverwerking uitvoeren

Om de contactpersoon van de vennootschap in te stellen gaat u als volgt te werk:

1. In de relatiefiche van de vennootschap, open het tabblad Basisgegevens > sub-tab Volmachten.
2. Voeg in een lege rij in de tabel een volmacht voor Adsolut bedrijfsleidersloon toe door in de kolom Type volmacht de optie Bedrijfsleidersloon te selecteren.
3. In de kolom Contactpersoon aangifte selecteert u de relatie die fungeert als contactpersoon voor deze vennootschap.
   Opmerking: Om deze relatie te kunnen selecteren, moet deze als contact gekoppeld zijn aan deze vennootschap (tabblad Contacten > subtab Eigen contacten)

Het e-mailadres van deze contactpersoon wordt vervolgens opgehaald uit de bijhorende relatiefiche. Het is dus belangrijk dat dit is ingevuld.


 

Frequentie aangifte BV

Het instellen van de frequentie voor de aangifte BV werd reeds toegelicht in het artikel Voor welke vennootschappen en bedrijfsleiders gaat u Adsolut Bedrijfsleidersloon gebruiken
 

Team inning bedrijfsvoorheffing

De bedrijfsvoorheffing dient steeds aan een bepaald inningsteam betaald te worden. Om dit inningsteam in te stellen gaat u als volgt te werk:

1. In de relatiefiche van de vennootschap, opent het tabblad Contacten > sub-tab Fiscale kantoren.
2. Voeg in een lege rij toe in de tabel het inningsteam toe door in de kolom Cresta ID een inningskantoor van het soort Team inning bedrijfsvoorheffing te selecteren.

Dossiergegevens bedrijfsleider

Voor de bedrijfsleider worden onderstaande gegevens uit de relatiefiche gebruikt in Adsolut Bedrijfsleidersloon:

• NAW-gegevens
• Persoonlijke gegevens + gegevens m.b.t. de partner er burgerlijke staat
• Personen ten laste

Deze gegevens zijn niet wijzigbaar in Adsolut Bedrijfsleidersloon maar worden beheerd via de relatiefiche in het MASTERKB.  Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat al onze post-accounting tools die vanuit Adsolut worden opgestart dezelfde uniforme relatie-data gebruiken.
 

NAW-gegevens

Persoonlijke gegevens  + Gegevens m.b.t. de partner er burgerlijke staat

Om de persoonlijke gegevens van de bedrijfsleider in te stellen gaat u als volgt te werk:

1. In de relatiefiche van de bedrijfsleider, open het tabblad Basisgegevens > sub-tab Personalia.
2. Op de tab Huidige fiche vult u de persoonlijke gegevens in.

Tip: door de e-ID van de bedrijfsleider in te lezen, wordt het merendeel van deze gegevens automatisch ingevuld in Adsolut
Zie ook: Adsolut Kantoorbeheer: hoe kan ik een nieuwe relatie aanmaken op basis van een eID?​

3. Op de tab Partner/Burgerlijke staat, houdt u de historiek van de Burgerlijke staat bij.  Om een partner te koppelen aan een burgerlijke staat, selecteert u in de kolom Partner de relatiefiche van de partner.

Opmerking:

• Het is belangrijk om de kolom Burg. Staat vanaf steeds correct in te vullen zodat Adsolut Bedrijfsleidersloon steeds de juiste staat kan ophalen bij de periodieke loonverwerking.
• De gegevens van de partner (grijze velden in tabel) zoals bijv. ‘Aard inkomsten’ stelt u in op de relatiefiche van de partner en worden hier enkel getoond. 

Personen ten laste

Om de personen ten laste van de bedrijfsleider in te stellen gaat u als volgt te werk:

1. Open de relatiefiche van de bedrijfsleider en ga naar het tabblad Basisgegevens
2. Klik vervolgens op de sub-tab Gezinssituatie
3. Voeg een nieuwe rij toe en koppel een relatiefiche of typ de gegevens van het gezinslid in

Het gezinslid moet fiscaal ten laste zijn opdat het wordt meegeteld door Bedrijfsleidersloon


 

Locatie bestanden

Voor u start met de periodieke verwerking moet u bepalen waar het boekingsbestand en het FinProf bestand bewaard zal worden, zodat u deze makkelijk kan terugvinden om te respectievelijk te importeren in uw boekhouding of in te dienen.

1. In MasterKB, selecteer het menu Parameters en vervolgens de optie Instellingen.
2. Open de instelling BLL_FINPROF_PATH, en vul in het veld Instelling de gewenste locatie voor het Finprof-bestand in.

3. Open de instelling SODAPATH, en vul in het veld Instelling de gewenste locatie voor het SODA-bestand in.

4. Open de instelling TAFO_BOW_XMLPATH, en vul in het veld Instelling de gewenste locatie voor het BOW-bestand in.

Bij het aanmaken van het boekingsbestand wordt er gecontroleerd of er voor de vennootschap een dossier bestaat in Adsolut.  Indien dit het geval is dan wordt de locatie uit de instelling SODAPATH aangevuld met de dossiercode van deze vennootschap.
Bijvoorbeeld: C:\Data_Adsolut\soda_files\100028\
Bijgevolg kunnen deze bestanden automatisch opgepikt worden door de SODA-wachtrij van Adsolut Boekhouding.
 

E-mailadres dossierbeheerder

Adsolut Bedrijfsleidersloon biedt de mogelijkheid om op een geautomatiseerde manier e-mailberichten te gaan versturen. Zo is het bijv. mogelijk om de loonbrief naar de bedrijfsleider te e-mailen of om de periodieke betalingsuitnodiging voor de bedrijfsvoorheffing naar de contactpersoon van de vennootschap te e-mailen. Ook berekeningsoverzichten en de documenten m.b.t. de jaarafsluiting kunnen naar de bedrijfsleider gemaild worden.
Om e-mails te kunnen versturen, hebben we uiteraard ook een afzender nodig.  Aan de basis beschouwen we de dossierbeheerder van de vennootschap als afzender voor Adsolut Bedrijfsleidersloon.
De dossierbeheerder kan u instellen op de relatiefiche van de vennootschap:

Aangezien elke dossierbeheerder uiteraard ook een medewerker van uw kantoor is, kan u het e-mailadres van deze medewerker terugvinden in de medewerkersfiche. Ga hiervoor naar het menu Parameters en klik op de knop Medewerkers. Open vervolgens de medewerkersfiche van de dossierbeheerder:


 

Instellen algemeen e-mailadres

In Bedrijfsleidersloon worden alle e-mails verzonden met de dossierbeheerder als afzender. Dit betekent dat de medewerker die de loonverwerking uitvoert, over verzendrechten moet beschikken op de mailserver om e-mails in naam van deze dossierbeheerders te kunnen versturen. Is dit niet het geval, zal Adsolut de mail niet kunnen versturen.
Zijn jullie met meerdere dossierbeheerders, die elk het persoonlijk e-mailadres in Adsolut hebben ingevuld, zou je dus op elke mailbox deze verzendrechten moeten krijgen via uw IT-partner. U kan dit vermijden door een algemeen e-mailadres als afzender voor Bedrijfsleidersloon in te stellen.

1. In MasterKB, selecteer het menu Parameters en vervolgens de optie Instellingen.
2. Open de instelling BLL_MAILDOCSFROM en vul een algemeen e-mailadres in dat als afzender van alle e-mails zal gebruikt worden. Bijvoorbeeld: bedrijfsleidersloon@mijnkantoor.be|Loonadministratie  

Opgelet: deze instelling heeft enkel voorrang op het e-mailadres van de dossierbeheerder indien zij correct (m.a.w. volgens de opgegeven syntax) werd ingesteld. In alle andere gevallen worden de documenten nog steeds gemaild met het e-mailadres van de dossierbeheerder van de vennootschap als afzender.
Eenmaal dat de parameter voor het algemeen e-mailadres in Adsolut is ingesteld, zal uw IT-partner u enkel nog verzendrechten voor het algemeen e-mailadres op de mailserver moeten geven.
 

Afzender Fiche 281.20 en BOW-aangifte

Aangezien alle schuldenaars/vennootschappen die in dezelfde aangifte zitten sowieso dezelfde afzender moeten hebben, gebruiken we voor het bepalen van de verzender hetzelfde principe als voor onze andere Wolters Kluwer tools. Namelijk:

• Op de relatiefiche van mijn kantoor, vink ik het aankruisvakje Volmachthouder aan.
• Bijkomend is er een instelling ‘DEFAULTVOLMACHTHOUDER’ (MasterKB > Parameters > Instellingen) waarin de Adsolut code van de default kantoorfiche kan bepaald worden.

Opmerking: de contactpersoon bepaalt u bij het opmaken van de fiches.

Lees meer: Jaarafsluiting

Standaardteksten emails

Voor het versturen per mail van een loonbrief,  de betalingsuitnodiging van de BV, het berekeningsoverzicht en de documenten voor de jaarafsluiting, zijn er standaardteksten voor de mail voorzien in Adsolut.
U kunt deze standaardteksten aanpassen:

1. Ga naar MasterKB > Parameters > Teksten algemeen
2. Filter de lijst door in de kolom Code de tekst ‘BLL’ in te geven
3. Selecteer de tekst die u wenst aan te passen
   
   

Lees meer: Adsolut Bedrijfsleidersloon