Indien de bedrijfsleider een geldige loonafspraak heeft dan kan er gestart worden met de periodieke verwerking.
In het document Loonafspraken aanmaken vindt u alle informatie terug over het aanmaken van loonafspraken.
In dit artikel lichten we toe hoe u een volledige periodieke verwerking kunt uitvoeren:
Opmerking: elke stap zal steeds uitgevoerd worden voor alle bedrijfsleiders, ongeacht of ze maandaangevers of kwartaalaangevers zijn. De applicatie zal zelf bepalen voor welke vennootschap een betalingsuitnodiging moet opgemaakt worden en of deze moet opgenomen worden in de aangifte-xml.
Stap 1: de loonberekening uitvoeren
Als eerste stap in de periodieke verwerking zult u voor alle bedrijfsleiders de loonberekening uitvoeren.
U kunt/mag de loonberekening meerdere malen uitvoeren voor dezelfde periode.
- In de ribbon van Bedrijfsleidersloon, klik op de knop Loonberekening.
- Selecteer de maand en het jaar waarvoor u de loonberekening wilt uitvoeren.
- Klik op de knop Start berekening
Voor alle bedrijfsleiders die een geldige loonafspraak hebben én in dienst zijn op het moment van de berekening wordt het loon voor de opgegeven maand berekend. Aan het einde van de berekening verschijnt volgende boodschap:
Opmerking: om het resultaat van een loonberekening te consulteren, in de detailgegevens van de bedrijfsleider, navigeer naar het tabblad Berekeningen
Stap 2: de loonverwerking uitvoeren
Als tweede stap in de periodieke verwerking zult u voor alle bedrijfsleiders de loonverwerking uitvoeren, zijnde de opmaak van de documenten en het boekingsbestand.
Om de loonverwerking uit te voeren klikt u in de ribbon van Bedrijfsleidersloon op de knop Loonverwerking.
- Selecteer de maand en het jaar waarvoor u de loonverwerking wilt uitvoeren.
- U krijgt daarna een overzicht van alle bedrijfsleiders waarvoor het loon in de gekozen loonperiode wordt berekend. In dit overzicht staat naast het brutoloon, ook de berekende bedrijfsvoorheffing voor de loonperiode. Op het niveau van de vennootschap, staat voor een maandaangever het totaal te betalen bedrijfsvoorheffing dat moet betaald worden. Voor een kwartaalaangever wordt dit bedrag enkel getoond aan het einde van het kwartaal.
- Klik op de knop Verwerken.
Voor alle bedrijfsleiders die een geldige loonberekening hebben, wordt de loonverwerking uitgevoerd. Dit wil zeggen, dat voor deze bedrijfsleiders en hun gerelateerde vennootschappen:
- De loonbrief voor die maand is opgemaakt en bewaard in het Documentenbeheer van Adsolut bij die bedrijfsleider (in de map Bedrijfsleidersloon > Loonbrieven).
Opmerking: Indien u de loonbrieven ook per mail wenst te versturen, dan moet u in de detailgegevens van de bedrijfsleider, op het tabblad Basisgegevens, het aankruisvakje Loonbrief via mail aanvinken. Hiervoor moet u eerst op 
klikken. - Indien voor de vennootschap een BV aangifte dient te gebeuren wordt ook de betalingsuitnodiging voor de bedrijfsvoorheffing opgemaakt. Dit wil zeggen maandelijks voor maandaangevers en per kwartaal voor kwartaalaangevers. In het Documentenbeheer van Adsolut is het pdf-document opgeslagen bij de rechtspersoon (in de map Bedrijfsleidersloon > Bedrijfsvoorheffing).
Opmerking: Indien u de betalingsuitnodiging per mail wenst te versturen, dan moet u de contactpersoon bij de vennootschap instellen
- Een boekingsbestand is opgemaakt en bewaard op de locatie die u hebt ingesteld in Adsolut via de instelling SODAPATH (MasterKB > Parameters > Algemeen - Instellingen) Aan het einde van de verwerking verschijnt volgende boodschap:
Opmerking:
- U kunt voor eenzelfde maand voor eenzelfde vennootschap, de loonverwerking slechts eenmalig uitvoeren. Indien u de loonverwerking start voor een bepaalde maand, zal deze enkel uitgevoerd worden voor vennootschappen waarvoor dit nog niet gebeurd is.
- Indien na het uitvoeren van de loonverwerking én voor het aanmaken van de BV aangifte blijkt dat er toch nog een correctie dient te gebeuren aan het loon van een bedrijfsleider dan kunt u de volledige periodieke verwerking van de vennootschap ongedaan maken. Lees meer: Historiek van de periodieke verwerkingen raadplegen.
Stap 3: de aangifte BV voorbereiden
Als derde en laatste stap in de periodieke verwerking zult u voor alle vennootschappen de aangifte BV voorbereiden, zijnde de opmaak van het XML-bestand dat kan worden ingediend bij FinProf.
Opmerking: Om het bestand te kunnen aanmaken dient u via de instelling BLL_FINPROF_PATH aan te geven waar het XML-bestand mag geplaatst worden (MasterKB > Parameters > Algemeen - Instellingen).
Lees meer: Welke dossiergegevens en instellingen moet u vooraf instellen? - Locatie bestanden
Om de aangifte BV voor te bereiden, klikt u in de ribbon van Bedrijfsleidersloon op de knop Aangifte BV
- Selecteer de maand en het jaar waarvoor u de aangifte wil voorbereiden.
- Klik op de knop Start voorbereiding.
Alle vennootschappen waarvoor er voor één of meerdere bedrijfsleiders een loonverwerking werd uitgevoerd in stap 2, worden opgenomen in het XML-bestand. Hierbij wordt er uiteraard rekening gehouden met de periodiciteit van de BV aangifte:
- Indien de vennootschap maandelijks BV dient aan te geven dan wordt deze elke maand in het bestand opgenomen.
- Indien de vennootschap elk kwartaal BV dient aan te geven dan wordt deze enkel aan het einde van elk kwartaal in het bestand opgenomen (maanden 3, 6, 9 en 12).
Aan het einde van de voorbereiding verschijnt volgende boodschap:
Opmerking
U kunt voor eenzelfde periodieke verwerking de aangifte BV slechts éénmalig voorbereiden!
M.a.w. indien u voor periode juni 2022 de aangifte BV heeft voorbereid dan is het voor deze periode niet meer mogelijk om nog bijkomende loonberekeningen/verwerkingen uit te voeren. Het is bijgevolg niet meer mogelijk om stappen 1 en 2 nogmaals uit te voeren indien u stap 3 reeds heeft uitgevoerd.
Door het uitvoeren van stap 3 sluit u de periodieke verwerking van deze maand definitief af.
Dit bovenstaand principe moet u nuanceren voor vennootschappen die kwartaalaangever zijn: voor deze vennootschappen zult u nieuwe/bijkomende maandelijkse berekeningen/verwerkingen kunnen uitvoeren zolang de BV aangifte voor het kwartaal waartoe deze maand behoort niet is uitgevoerd.
Zie ook: Adsolut Bedrijfsleidersloon
