Het is uiteraard de bedoeling om de overstap van Wedde-Administratie naar Adsolut Bedrijfsleidersloon zo vlot mogelijk te laten verlopen.
De migratietool vergemakkelijkt de overstap van Wedde-administratie naar Adsolut Bedrijfsleidersloon en zorgt voor:
- Overname van de gegevens van reeds berekende maanden in Wedde-Administratie naar Adsolut Bedrijfsleidersloon;
- Loonafspraken in Adsolut Bedrijfsleidersloon op basis van de laatst berekende loonperiode in Wedde-Administratie;
- Een “clean” overstap: Wedde-administratie wordt afgesloten en u kan enkel verder werken in Adsolut Bedrijfsleidersloon.
Dit aritkel bevat een beschrijving van het migratieproces dat hierbij gevolgd moet worden.
Let op:
- Alvorens te starten met de migratie dient u zowel over de meest recente versie van Adsolut als van Wedde-administratie te beschikken. Update uw software indien dit niet het geval zou zijn.
- Ook bij de start van een nieuw inkomstenjaar, moet u eerst de nieuwe versie van Wedde-administratie installeren zodat hierin alle basisgegevens van het vorige jaar zijn overgenomen. U hoeft voor het nieuwe jaar nog geen berekening uit te voeren in Wedde-administratie. Bij een migratie naar Adsolut Bedrijfsleidersloon worden deze basisgegevens dan omgezet naar loonafspraken.
- Zodra u de migratie start in Wedde-administratie, is dit definitief! Voer de migratie pas uit als u ook klaar bent om in Adsolut de import van de data te doen en te werken met Adsolut Bedrijfsleidersloon. Bij twijfel neemt u best contact op met ons service center of met uw account manager.
Waar zeker op letten voor u de migratie start:
- Door de manier waarop onze migratie werkt, is het niet noodzakelijk om te wachten tot de start van een nieuw inkomstenjaar om over te stappen naar Adsolut Bedrijfsleidersloon. Omwille van kwartaalaangevers raden wij echter sterk aan om enkel te migreren na het afronden van een kwartaal. Hierbij zullen de loongegevens van de bedrijfsleider en de reeds uitgevoerde berekeningen gemigreerd worden.
-
Moeten er echter nog reeds berekende loonperiodes gecorrigeerd worden?
Doe dit in Wedde-Administratie. De loonperiodes die reeds berekend werden in Wedde-Administratie, kunnen in Adsolut Bedrijfsleidersloon niet meer gecorrigeerd worden!
-
Waarom migreren na het afronden van een kwartaal?
Op die manier kan u in Wedde-Administratie het kwartaal volledig afwerken en voor het nieuwe kwartaal starten in Bedrijfsleidersloon. Hiermee vermijdt u o.a. dat de BV per vergissingen vanuit beide pakketten zou worden aangegeven.
- U moet wel reeds werken met Adsolut, m.a.w. er moet reeds een conversie van CDB/KO naar Adsolut uitgevoerd zijn of u bent zelf al met Adsolut aan de slag gegaan.
- Indien u hier vragen over hebt, neemt u best contact op met ons service center.
- Wenst u in de toekomst vanuit Bedrijfsleidersloon de koppeling met Adsolut Voertuigen te activeren? Zorg dat u de detailgegevens van uw voertuigen hebt ingevuld (lees: overgenomen uit WA) in Adsolut Voertuigen alvorens de export uit te voeren! De detailgegevens van het voertuig (o.a. cataloguswaarde, ouderdom voertuig, CO₂ coëfficiënt, gebruiksduur, tankkaart, …) worden immers beheerd in Adsolut Voertuigen en behoren niet tot de scope van Bedrijfsleidersloon en/of deze migratie. Bij de migratie wordt bijgevolg enkel het jaarbedrag en de berekende maandbedragen van het VAA Voertuig overgenomen naar Bedrijfsleidersloon.
- Om de migratie op een efficiënte manier te laten verlopen, is het belangrijk dat de CRM data in Adsolut up-to-date is, zodat de automatische matching in stap 2 een optimaal resultaat geeft:
- Voor alle vennootschappen en bedrijfsleiders moet een actieve relatiefiche aanwezig zijn in Adsolut;
- Voor alle vennootschappen en bedrijfsleiders moeten zowel in CDB als in Adsolut een ondernemingsnummer resp. rijksregisternummer ingevuld zijn;
- Zijn er vennootschappen uitgesloten van de periodieke verwerking?
Noteer deze vennootschappen zodat u ofwel in Adsolut de bedrijfsleider uit dienst kan zetten (niet-actieve bedrijfsleider) ofwel in Bedrijfsleidersloon een 0-aangifte kunt doen. Zie ook onze FAQ .
Het migratieproces bestaat uit drie grote stappen:
- Export van de gegevens uit Wedde-Administratie
- Import van de gegevens in Adsolut Bedrijfsleidersloon
Inclusief: automatische matching van vennootschappen/bedrijfsleiders - Finalisatie van de import
Stap 1: Export van de gegevens uit Wedde-Administratie
Op een bepaald ogenblik (bijv. na een periodieke verwerking) beslist u als TA om de overstap naar Adsolut Bedrijfsleidersloon te maken. In eerste instantie zal u de data uit WA moeten exporteren. Hiervoor gaat u als volgt te werk:
- Open WA voor aanslagjaar 2025 – inkomsten 2024
- Navigeer in het menu ‘Extra‘ naar ‘Exporteer naar Adsolut Bedrijfsleidersloon‘
Het volgende scherm wordt getoond:
- Klik op ‘Ga verder’ om de exportwizard verder te zetten, het volgende scherm wordt getoond:
- Geef hier een locatie op voor het exportbestand (Tip: noteer deze locatie want u hebt deze nodig bij het importeren tijdens stap 2 van de migratie)
Om een export te kunnen starten, wordt er eerst een controle uitgevoerd. Klik op ‘Controle Export’ om de controle te starten. Tijdens de controle worden er verschillende stappen uitgevoerd. Daarbij kunnen ofwel waarschuwingen voorkomen of blokkerende fouten:
- waarschuwingen zijn bijvoorbeeld onvolledige kwartalen
- blokkerende foutmeldingen zijn bijvoorbeeld voordelen die niet aanwezig zijn in BLL zoals aandeelopties
Na de controle krijg je een overzicht van alle waarschuwingen en foutmeldingen indien aanwezig:
Indien er een of meerdere blokkerende fouten worden gevonden, betekent dit dat u momenteel niet de overstap van WA naar Adsolut Bedrijfsleidersloon kan maken. U blijft bijgevolg gewoon verder werken in uw WA omgeving.
Indien de controle geen foutmeldingen oplevert, kan je de export verderzetten en zal het exportbestand aangemaakt worden. Klik op de knop ‘Exporteer´ om de aanmaak van het export bestand te starten.
Opgelet: het exporteren van de gegevens uit WA is eigenlijk het signaal dat u stopt met de loonverwerking in WA. U zal bijgevolg de applicatie niet meer kunnen gebruiken en dus automatisch verplicht worden om verder te gaan naar stap 2.
Indien u WA alsnog probeert op te starten vanuit CDB dan verschijnt volgende boodschap:
Stap 2: import van de gegevens in Adsolut Bedrijfsleidersloon
Het bestand dat u zonet heeft aangemaakt in stap 1 van de migratie, kan u nu gaan inlezen in Adsolut Bedrijfsleidersloon. Hiervoor gaat u als volgt te werk:
- Ga in Adsolut MasterKB naar het menu ‘Import’
- Klik vervolgens op de knop ‘Bedrijfsleidersloon’
- Selecteer het XML-bestand dat u in stap 1 geëxporteerd heeft
Indien het de allereerste keer is dat u deze import uitvoert dan zal Adsolut de import starten. In het andere geval verschijnt volgende boodschap:
Antwoord ‘Ja’ indien u opnieuw een XML-bestand wil selecteren en de import opnieuw ‘from scratch’ wil laten uitvoeren.
Antwoord ‘Nee’ indien u wil verder werken op het bestand dat u eerder al heeft ingelezen.
Tijdens het inlezen van het XML-bestand zal het programma trachten om de vennootschappen en bedrijfsleiders uit WA te matchen met de relatiefiche van een actieve vennootschap/bedrijfsleider in Adsolut.
Voor een vennootschap gebeurt dit op basis van het ondernemingsnummer, voor een bedrijfsleider gebruiken we het rijksregisternummer.
Indien het programma een unieke match kan vinden dan staat de lijn in het groen (= OK)
Indien het programma GEEN unieke match kan vinden dan staat de lijn in het rood (= NOK)
Het scherm kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Opmerking: hoe completer uw Adsolut omgeving is voor de migratie hoe vlotter de matching zal kunnen gebeuren en hoe meer lijnen initieel groen zullen staan.
Een unieke match voor een vernnootschap is niet mogelijk indien:
- er geen relatiefiche bestaat voor deze vennootschap
- er bestaat een relatiefiche voor deze vennootschap maar deze staat op ‘Niet actief’
- er bestaan meerdere relatiefiches voor dit ondernemingsnummer
- het ondernemingsnummer in de relatiefiche bevat punten
Een unieke match voor een bedrijfsleider is niet mogelijk indien:
- er geen relatiefiche bestaat voor deze bedrijfsleider
- er bestaat een relatiefiche voor deze bedrijfsleider maar het rijksregisternummer is niet opgegeven
- er bestaat een relatiefiche voor deze bedrijfsleider maar deze staat op ‘Niet actief’
- er bestaan meerdere relatiefiches voor dit rijksregisternummer
- het rijksregisternummer ontbreekt in CDB en bijgevolg ook in het exportbestand
- Voor de ‘rode’ lijnen zal u zelf de link met de relatiefiche van de vennootschap/bedrijfsleider in Adsolut moeten maken. Hiervoor gaat u als volgt te werk:
Indien u een bestaande relatiefiche wil koppelen, dan klikt u op het pijltje. Om een nieuwe relatiefiche aan te maken, klikt u op de 3 puntjes:
Opmerking: de NAW-gegevens van de vennootschappen en de bedrijfsleiders op het importscherm zijn louter informatief om het selecteren/aanmaken van een relatiefiche te vereenvoudigen. De import zal echter nooit automatisch nieuwe relaties aanmaken of bestaande relatiefiches wijzigen.
Het is niet noodzakelijk dat u alle relaties in één keer gaat toewijzen. U kan het scherm van de import afsluiten en op een later moment weer verder werken.
Enkel indien u er voor kiest om opnieuw een XML-bestand gaat inlezen, worden de koppelingen die u zelf manueel gemaakt heeft, mogelijks verwijderd.
Opmerking: Indien de automatische matching voor al uw vennootschappen/bedrijfsleiders laag is, dan is het aangeraden om via de lijst met relaties uw relaties eerst uit te zuiveren/aan te vullen en vervolgens de import opnieuw uit te voeren
Stap 3: finaliseren van de import
Op het ogenblik dat alle vennootschappen/bedrijfsleiders gekoppeld zijn aan de juiste relatiefiche in Adsolut (m.a.w. alle lijnen staan ‘groen’ = ok) kan u de import finaliseren. Hiervoor gaat u als volgt te werk:
Zodra u op de knop klikt worden voor elke bedrijfsleiders de berekeningen overgenomen naar Adsolut BLL en worden er loonafspraken aangemaakt.
U bent nu volledig klaar om aan de slag te gaan met Adsolut Bedrijfsleidersloon!
Zie ook: Adsolut Bedrijfsleidersloon
